諾斯古德·帕金森
研究英國海軍史的人,從舊編制表裡讀出「工作會脹滿時間、機構會自己長大」兩條定律
人越加越忙
機構的膨脹和事情的多少無關
《帕金森定律》(1957)第一章所列的英國海軍部編制表;自行車棚出自同書講高額財務的那一章
隊伍天天喊忙,你準備再招兩個人。這一篇要回答的是:加進來的人,會不會自己造出新的忙。
背後是什麼故事?
帕金森翻的是英國海軍部的舊編制表。1914年到1928年,主力艦從62艘掉到20艘,海軍的人也在裁;同一段時間裡,海軍部本身的官員從2000人漲到3569人,多了將近八成。船少了三分之二,管船的人多了八成。他在殖民地部看到同一條曲線:要管的地方一年比一年少,辦公室一年比一年大。機構的增長,和它要做的事有多少無關。
兩條近乎本能的規矩
他把膨脹拆成兩句話:一,當官的想增加的是下屬,不是對手;二,當官的會互相製造工作。頭一句解釋了為什麼一個人忙不過來時要的永遠是兩個助手而不是一個同級,第二句解釋了這兩個助手為什麼真的忙得起來。
新來的兩個人要寫週報、要開對齊會、要被評估——這些活在他們來之前都不存在。
增長率是穩的,和工作量不掛鉤
他把這條曲線量了出來:不論實際要辦的事是多了還是少了,編制每年都往上長百分之五到六。這句話的分量在後半句——不是「事情多了所以人多了」,是這兩件事根本不掛鉤。
一條業務線砍掉之後,圍著它開的那個例會還在照常發紀要。
越小的事,會上討論得越久
同一個委員會,一千萬英鎊的核反應堆兩分半鐘通過,三百五十英鎊的自行車棚討論了四十五分鐘,二十一英鎊的茶點討論得更久、最後還沒定下來。他給的解釋很樸素:大數目沒人有把握,小數目人人都懂,於是人人都要說兩句。
預算會上吵得最兇的那一項,多半是全場每個人都看得懂的那一項。
加人之前先分清兩種人
人手不夠是真的,加人會造出新工作也是真的,兩件事同時成立。區別在於你加進來的人是去做那件活,還是去管做那件活的人。後一種加下去,忙碌會穩穩地長回原來的樣子,而且長得更結實。
新崗位設立三個月後數一數:他交出來的東西裡,有幾樣是給外部的。
今天怎麼用?
局面:隊伍天天喊忙,你已經在準備兩個新的招聘名額。
先問:這兩個人來了之後,誰給他們分活、誰看他們的產出,這兩件事又要佔掉誰多少時間?
用反了:拿它當成「永遠不該招人」。他量的是機構在沒有活的時候也會長,不是說人手永遠夠用。
金句
越小的數目,會上越有人肯發言。
同一處境,還有人這麼問
我哪個環節總留著餘量。該降的都降了,還能從哪下刀?我降到多少,局面才會變?這個成本壓不下去,我卡住了。成本降不動 · 全部 6 個問題 →這一篇如果說中了你正在經歷的事,
轉給可能需要的人,或者存下來,下次好找。